Análisis de contexto
El análisis de contexto es fundamental para el sistema de gestión, ya que nos permite determinar los problemas internos y externos de la organización, las cuestiones legales, de mercado, social y económica que nos puedan afectar.
El análisis se hace para comprender el contexto en el que las decisiones se van a tomar y estimar los efectos deseados y no deseados que estas decisiones pueden tener. Es el paso previo a la formulación de la estrategia para la organización, y se lo conoce también como “análisis estratégico” y como “análisis de negocio”, previo al arranque de cualquier proyecto. Cada ciclo de la gestión comienza con las actividades de análisis de contexto.
Tiene por objeto no solo preparar la reacción de la organización frente a los cambios ocurridos, sino frente a las oportunidades que se puedan presentar para innovar y crear nuevos productos y servicios, con los que atender necesidades y expectativas que incluso aún no han sido identificadas como tales.
No es posible disponer de un patrón de recomendaciones sobre decisiones por el cual las diferentes organizaciones puedan regirse, por ello el análisis de las capacidades internas y recursos de la organización, unido a las cuestiones externas y sus tendencias, son elementos que deben encajar adecuadamente para lograr el estado deseado al que la organización quiere llegar.
Aplicar una buena metodología para realizar el análisis del entorno nos ayuda: a minimizar el riesgo de que en el análisis podamos omitir asuntos de relevancia, a minimizar la incertidumbre, y a garantizar la sostenibilidad de la organización.
Por razones de eficiencia y eficacia hay que limitar la intensidad y extensión con las que estudiamos los factores del entorno y centrarse en aquellos que pueden resultar relevantes como:
• los grupos interés clave a los que la organización busca proporcionar beneficios sostenibles;
• la comprensión del macro entorno, atendiendo a los factores políticos, económicos, sociales, tecnológicos, ambientales y legales;
• el sector específico en el que la organización opera; y finalmente,
• el propio entorno interno de la organización.
Esta práctica se encuentra incluso incorporada en la norma ISO 9001, lo que demuestra que el contexto es una parte clave para ayudar a alinear la gestión y la planificación estratégica de la organización.
En las estrategias de comunicación también se requiere el análisis de contexto.
Esto implica que la organización debe identificar los factores que impactan en su cultura, objetivos y metas; la complejidad de los productos; el flujo de procesos e información; sus mercados, sus clientes, entre otros.
Existen diversas herramientas y metodologías para desarrollar el análisis de contexto, como:
● 5 fuerzas de Porter.
● Análisis PEST/PESTE/PESTEL.
● Matriz de Perfil Competitivo (MPC).
● Matriz de Evaluación de Factores Externos (MEFE).
● Matriz de Evaluación de Factores Internos (MEFI).
● Matriz FODA y FOAR.
Y sin importar la que elijamos, debemos centrarnos particularmente en dos aspectos: la satisfacción del cliente y la calidad del producto o servicio.
Entorno general
Sistema de condiciones que afectan de la misma forma a todos los proyectos:
● Factores legales del sistema político.
● Factores económicos.
● Factores tecnológicos.
● Factores socioculturales.
● Factores ecológicos y medioambientales.
Entorno específico
Aquellos elementos que afectan de forma directa al proyecto. En este marco destacamos importantes fuerzas competitivas:
● Grado de competencia del sector.
● Entrada de nuevos competidores.
● Productos y servicios sustitutivos.
● Capacidad de negociación de los clientes.
● Poder de negociación de los proveedores.
Análisis del contexto: interno y externo
El análisis del contexto interno debe enfocarse en la gestión y las relaciones con los stakeholders, vinculándolas con la cultura, principios, procesos, comunicaciones y la estructura organizacional.
Con el análisis interno se deben abordar al menos cinco aspectos:
● Capacidad directiva.
● Capacidad competitiva.
● Capacidad financiera.
● Capacidad tecnológica.
● Capacidad del talento humano.
En el caso del contexto externo, se deben considerar aspectos como el entorno social, tecnológico, ambiental, ético, político, jurídico y económico. Por ejemplo: cambio en la ley, en el mercado, en la competencia, eventos, reputación corporativa.
Con el análisis externo se deben abordar los siguientes aspectos:
● Ámbito económico.
● Ámbito tecnológico.
● Ámbito socio-cultural.
● Productos y/o servicios.
● Ámbito legal.
Según la lógica, dentro de estas áreas se debe valorar todo lo que pueda constituir una amenaza u oportunidad para la organización.
Niveles de análisis de contexto
Al determinar los elementos de contexto, tendremos datos que no siempre tendrán la misma valoración. Esto se debe a que, de los elementos identificados, algunos serán de nivel estratégico, táctico y otros operativos, que son las tres esferas que generalmente están dentro de una organización.
En el aspecto operativo, el análisis de contexto brindará orientación de problemáticas y soluciones de corto plazo, remitiéndose su análisis habitualmente a factores internos de la empresa y del contexto externo que están en evolución.
Respecto al nivel táctico, lo más interesante será obtener datos de los factores en el entorno vinculados a los competidores y a programas/proyectos, lo que orientará nuestra planificación para alcanzar los objetivos de crecimiento.
Para la planificación estratégica, el análisis debe extenderse a nivel nacional e internacional, tratando de dilucidar las tendencias y procesos macro, que generarán oportunidades de desarrollo (no de crecimiento).
8 grandes pasos para lograr el análisis
Aunque hay variadas metodologías (como se mencionó al principio) que se pueden y deben aplicar dependiendo delobjetivo a lograr en la empresa, la base de cualquier análisis de contexto debe seguir los siguientes pasos:
1. Conocer la cultura y todos los aspectos relevantes de la empresa.
2. Identificar el impacto en el rubro de la empresa de los factores políticos, económicos, sociales, tecnológicos, medioambientales y/o legales, dándose un valor para medirlos.
3. Analizar cuáles de los factores identificados puede afectar la rentabilidad u operaciones de la empresa (se puede utilizar una fusión de las metodologías PEST y 5 fuerzas de Porter).
4. Analizar la cadena de valor de la empresa desde el punto de vista de sus stakeholders.
5. Desarrollar un mapa de posicionamiento.
6. Determinar nuestras curvas de valor y de la competencia.
7. Extrapolar tendencias y previsiones.
8. Sacar conclusiones.
Con todo esto decantado, tendremos la base para poder realizar las planificaciones operativas, tácticas y estratégicas con fundamento, para que sea un aporte al desarrollo y crecimiento de la empresa.
Beneficios
● El análisis del entorno revela los problemas que están allí, pero que se desconocían o se ignoraban para no enfrentarlos.
● Analizar los datos estratégicamente permite crear un impacto en los beneficios reales para la empresa.
● Toda la información que circula a diario puede ser filtrada para encontrarle una utilidad en la toma de decisiones estratégicas.
● Los datos se convierten en oportunidades de negocios.
Caso
La importancia del análisis del contexto
Video
Carlos March- Análisis de contexto – SB.
Artículo