GAP Analysis

Esta técnica consiste en observar y tomar conciencia de la distancia, o diferencia excesiva, que existe entre dos o varios elementos relacionados entre sí, y ver de qué forma podemos zanjar esa diferencia de la forma más eficiente y eficaz posible. Entre muchas otras cosas, este ejercicio implica poder reflexionar acerca de dónde venimos, para conocer nuestra historia; saber dónde estamos hoy, con el fin de realizar un diagnóstico; decidir hacia dónde vamos, para definir el medio externo futuro en el que nos vamos a encontrar inmersos en el futuro; a dónde nos gustaría ir, para fijar nuestros objetivos; a dónde podemos ir, para conocer nuestras capacidades disponibles; qué es aquello que tenemos por hacer, para descubrir la brecha entre lo que queremos y lo que podemos; y qué deberíamos hacer y cómo, para seleccionar nuestros futuros planes de acción.

“¿De dónde venimos?”              ®      Reconstruir la historia 

“¿Dónde estamos hoy?”            ®       Realizar un diagnóstico

“¿Hacia dónde vamos?”            ®       Definir el medio externo futuro

“¿Adónde queremos ir?”           ®       Fijar objetivos

“¿Adónde podemos ir?”           ®       Revelar capacidades disponibles

“¿Qué tenemos por hacer?”     ®       Establecer la brecha

“¿Qué deberíamos hacer?”       ®       Definir la estrategia

“¿Cómo podemos hacerlo?”    ®       Selección de los planes de acción

¿Cuál es la diferencia entre análisis GAP y auditoría interna?

Una de las principales diferencias entre un análisis GAP y una auditoría interna es que el análisis de brechas se suele realizar antes de la implantación de las medidas. Por su parte, la auditoría interna se suele realizar para evaluar la implantación de dichas medidas. Es decir, la aplicación de estándares de calidad o estrategias comienza con el análisis GAP y termina con la auditoría interna.

Por otro lado, el análisis GAP se centra en detectar lagunas, deficiencias, brechas o aspectos mejorables del negocio. Sin embargo, este es solo uno de los objetivos de las auditorías internas. Las auditorías van más allá y también resaltan el cumplimiento de objetivos, la identificación de oportunidades y reflejan todo tipo de observaciones sobre empleados, productos, procesos, etc.

Beneficios de un GAP análisis

Los análisis GAP suponen una importante inversión, pero a su vez, son una herramienta muy poderosa para conocer el estado de la empresa o identificar sus puntos débiles. Algunas de las ventajas que ofrecen son las siguientes:

• Permite evaluar la situación actual de la empresa y detectar aquellos fallos o deficiencias que impiden llegar al estado objetivo o deseado.
• Puede ser utilizado en diversas áreas de la empresa: comercial, organización, seguridad, logística, etc.
• Identifica los riesgos asociados a los procesos realizados en la empresa.
• Determina las necesidades de la empresa para subsanar sus deficiencias y adaptarse a los estándares que marca la legislación o el mercado.
• Crea una base sólida que permite iniciar una planificación eficiente para alcanzar las metas propuestas.

Cómo hacer un GAP análisis

Un análisis GAP se realiza en cuatro fases:

1. Analizar la situación actual de la empresa. Por ejemplo, en caso de un departamento comercial se podría hablar del número de productos vendidos, los ingresos generados o el beneficio obtenido.
2. Definir la situación deseable. Al hilo del punto anterior, se trataría de determinar los productos que se espera vender, los ingresos que se pretende generar o los beneficios que se espera obtener.
3. Determinar la brecha. Se comparan los datos de la situación actual con la situación deseable, y se detectan aquellas áreas en las que no se han obtenido los resultados esperados.
4. Solucionar la brecha. El último paso consiste en analizar las razones que han llevado a no conseguir los objetivos y se ponen en marcha los procesos o estrategias encaminados a subsanar esas carencias o deficiencias.

A priori, los pasos a realizar son sencillos, pero lo realmente difícil es hacer todo el proceso de manera eficaz, detectando todos los aspectos a mejorar y proponiendo soluciones útiles y eficaces.