Proceso de toma de decisiones en la organización social

El proceso de toma de decisiones es una secuencia cíclica de acciones llevadas a cabo por un sujeto de gestión con el fin de resolver los problemas de la organización, e incluye el análisis de la situación, la generación de alternativas, la toma de decisiones y la organización de su aplicación.                                       George Shackle, economista británico, ya definió en los años 70 el concepto de decisión como “un corte entre el pasado y el futuro”, que supuso una alternativa para hacer frente a la incertidumbre. En pocas palabras, poder organizar y planificar el futuro con el objetivo de conseguir un fin específico. Otros teóricos como William Greenwood, en cambio, sostienen que es “la elección entre varias alternativas posibles, teniendo en cuenta la limitación de recursos y con el ánimo de conseguir algún resultado deseado”. Sea como fuere, decidir supone escoger la mejor opción entre las posibles. Se trata de un proceso que parte de la identificación de un problema, durante el que es necesario analizar las alternativas, aplicar la más adecuada y, posteriormente, analizar si se han alcanzado, o no, los objetivos previstos.

La toma de decisiones afecta a todos los aspectos de la gestión. La decisión es la pieza clave de la labor directiva, y el proceso de toma de decisiones es la forma de lograr este resultado. Al igual que el intercambio de información, la toma de decisiones es una parte integral de todas las funciones de gestión.               Para tomar una decisión es necesario disponer de toda la información posible sobre cada una de las alternativas entre las que es posible escoger y las consecuencias que cada una podría conllevar respecto a los objetivos marcados. Con los datos recopilados como materia prima, el tratamiento correcto de la información permite discernir mejor qué acción es más conveniente ejecutar. Los resultados de la acción elegida generarán nuevos datos que se integrarán a la información ya recopilada para ser tratados y traducirse en una nueva decisión en un ciclo que se retroalimenta constantemente.                                                 Las decisiones pueden organizarse atendiendo a dos criterios diferentes: por método y por niveles:                                                                                                   Por método

Decisiones racionales o estructuradas: son las que se toman en base a un proceso específico o criterio concreto (por ejemplo, unas reglas o leyes) y surgen de forma repetitiva y rutinaria. Por su naturaleza, son predecibles.

Decisiones intuitivas o no estructuradas: son aquellas que afrontan una situación nueva. A diferencia de las anteriores, no parten de un proceso o criterio previo, ya sea porque no ha surgido antes la necesidad de afrontarlas o por contar con una naturaleza compleja. No son predecibles.

Por niveles

Decisiones planificadas: en las organizaciones sociales, son tomadas por los líderes más altos de la escala jerárquica. Son decisiones que atañen a las relaciones entre la organización y su entorno, de gran trascendencia y no repetitivas. Requieren de un gran análisis de la información y reflexión.

Decisiones tácticas: pueden ser repetitivas -o no- y, con frecuencia, las toman directivos de rango intermedio. Se debe tener cuidado, ya que la consecución de varios errores puede afectar de forma negativa a la compañía.

Decisiones operativas: se relacionan con actividades cotidianas de la organización social y de ellas se encargan los líderes de nivel inferior.

A continuación, se indican las principales etapas y procedimientos del proceso de toma de decisiones en orden de secuencia:

Análisis de la situación

Antes de analizar la situación de la gestión, es necesario reunir y procesar una cantidad bastante grande de información. En esta etapa, la organización percibe el entorno externo e interno. Los gerentes y especialistas reciben información sobre los principales factores del entorno externo y el estado de la organización. Luego se clasifica y analiza la información, se comparan los valores reales de los parámetros controlados con los valores previstos y planificados.

Identificación del problema

El primer paso del proceso de toma de decisiones es haber detectado que hay una diferencia entre el estado actual de la situación y el estado deseado. Esta discrepancia o problema ejerce una presión sobre el administrador que le obliga a actuar, ya sea por políticas de la organización, fechas límite, crisis financieras, futuras evaluaciones del desempeño, entre otros ejemplos. Antes de comenzar a resolver un problema, es necesario diagnosticarlo o identificarlo completa y correctamente. No es por nada que se cree que formular un problema correctamente supone estar a medio camino de resolverlo. Un problema no es sólo cuando no se logran los resultados previstos, sino también cuando hay una oportunidad de mejorar potencialmente la eficacia. Para que una situación se pueda considerar un problema, el administrador debe disponer de la autoridad, el dinero, la información y cuantos recursos sean necesarios para actuar. Si no es así, nos encontramos delante de unas expectativas que no son realistas.

Definición de los criterios de elección

El gerente debe conocer claramente los indicadores con los que se comparan las alternativas y se selecciona la mejor de ellas. A menudo los criterios se contradicen entre sí, por lo que es necesario introducir algunos factores de ponderación asociados a la importancia de cada uno de ellos.

Señalar la pauta o los métodos que resultarán relevantes para solucionar el problema.                                                                                                     Cada individuo responsable de tomar decisiones dentro de la organización posee un abanico de criterios que lo guían en su cometido, y es importante conocer cuáles se tienen en cuenta y cuáles se omiten, ya que estos últimos resultarán irrelevantes para el encargado de tomar la decisión.

Desarrollo de alternativas                                                                                          

El siguiente paso consiste en ser capaz de obtener y presentar un conjunto de alternativas factibles que podrían resolver el problema con éxito. El caso ideal es cuando se pueden encontrar todas las formas posibles de resolver el problema. Entonces se puede estar seguro de que no se pierde el camino óptimo. Pero en la práctica los directivos no tienen (y no pueden tener) tanto tiempo para formular todas las formas posibles de lograr el resultado. La asignación de ponderaciones a los criterios, es decir, priorizar de forma correcta los criterios seleccionados en la etapa anterior, puesto que no todos van a tener la misma relevancia en la toma de la decisión final. Normalmente existe un criterio preferente, y el resto se pueden ponderar comparándolos entre ellos y valorándolos en relación al preferente.

El análisis de las alternativas                                                                          

El responsable de la toma de decisiones en la organización social debe estudiar minuciosamente las alternativas que se han propuesto. Las fortalezas y las debilidades de cada una deberían ponerse de manifiesto de forma clara una vez comparadas con los criterios seleccionados y ordenados en la segunda y la tercera etapa. Aunque es cierto que algunas evaluaciones pueden acercarse a la objetividad, hay que tener claro que la mayoría de ellas son subjetivas a causa de su carácter de juicio de valor.

Elección de una alternativa                                                                                    

Una vez establecidas y presentadas todas las alternativas, y una vez evaluadas por el responsable de la toma de decisiones según los criterios establecidos y jerarquizados, es el momento de elegir una sola alternativa: la mejor de las presentadas según el procedimiento establecido. Todas las alternativas posibles elaboradas se comparan según los criterios seleccionados y se elige la mejor alternativa.

La implantación de la alternativa                                                                          

Una vez completado el proceso de selección de la decisión a ejecutar, cobra una importancia también vital la aplicación de la misma. Lo primero que hay que hacer para llevar a cabo la decisión es comunicarla a las personas afectadas y conseguir que se comprometan con ella. Es más fácil conseguirlo si las personas responsables de ejecutar una decisión participan en el proceso. Estas decisiones se llevan a cabo desde una planificación, organización y dirección efectivas.

La evaluación de la efectividad de la decisión y los resultados                                                                  

Una vez tomada la decisión, es necesario conocer cómo ha sido adoptada evaluar el resultado conseguido y comprobar si se ha corregido el problema. Si éste todavía persiste, tendrá que estudiarse cuál de las fases anteriores resultó errónea y afrontar una nueva decisión respecto a la decisión inicial: desestimarla por completo o retomarla de forma distinta desde alguno de los pasos anteriores.

Supervisión final                                                                                                        

Por último, siempre es conveniente realizar un estudio que analice y documente cómo se ha procedido a la toma de esta decisión. Este paso sirve para proporcionar feedback.

Para determinar una correcta evaluación, se pueden seguir estos pasos.

• Objetivos resueltos. El proceso de toma de decisiones se habrá terminado satisfactoriamente si este cumple con las expectativas esperadas. También es importante saber si las partes implicadas han aceptado positivamente el reto.
• Analítica e informe de seguimiento. Es conveniente realizar un informa final donde se determinen los factores que han intervenido en el proceso de toma de decisiones y como han influido.
• Otros apuntes. Añade los métodos utilizados a tus estadísticas, así como introducir los datos recopilados y estudiados para futuros procedimientos. Resulta muy útil tener catalogado cualquier paso para el futuro.

¿Quién es el que toma las decisiones en una organización social?

En el contexto de la toma de decisiones en una organización, la noción de un sujeto (el responsable de la toma de decisiones) desempeña un papel fundamental.            

Es importante distinguir entre los encargados de la toma de decisiones y los expertos que suelen participar en las diversas etapas del proceso de toma de decisiones.                            

Las personas o la persona encargada de tomar una decisión en una organización social puede variar en función del tipo de decisión que haya que tomar, pues no todas las decisiones tienen la misma importancia, pero suelen ser los directivos u otros empleados de la organización. Los rasgos característicos de las decisiones de gestión son la voluntad, la dirección, el propósito y la concreción.                                             

Cuando se trata de decisiones de alta importancia y que tienen que ver con cómo se relaciona la organización con su entorno, por lo general, son los líderes de mayor rango en la escala jerárquica.                                                                                        

Si se trata de tomar una decisión sobre una situación que suele darse con mayor frecuencia en organización, son los líderes intermedios quiénes deben lidiar con el proceso.                                                                                                                  

Los líderes de rango inferior serán los encargados de la toma de decisiones en situaciones más habituales de la compañía que no suponen apenas riesgos, ya que suelen estar relacionadas con actividades cotidianas de la organización.                       

Ante situaciones del día a día como la selección de proveedores o gestión de cobros y pagos puede ocurrir que sea directamente tarea de los empleados o un departamento en concreto la toma de decisiones.                                                                            

Una decisión también puede tomarse colectivamente, en cuyo caso el responsable de la decisión no es un gerente específico, sino un grupo de personas. En este caso, sus intereses, la información disponible y la influencia en el proceso de adopción de decisiones pueden ser diferentes o coincidir total o parcialmente. Independientemente de esto, todos actúan como un grupo de decisión. Los expertos, por otra parte, funcionan como fuentes de información.

¿Cuáles son los objetivos de la toma de decisiones en una organización social?                      

El objetivo principal de la toma de decisiones en una organización es encontrar la mejor solución o alternativa ante una necesidad o situación determinada que afecta a la organización. No obstante, no solo se trata de encontrar la mejor solución, sino también de plantear o establecer las acciones que deberemos llevar a cabo para estar alineados con la organización y lograr cumplir con los objetivos establecidos.             

No podemos olvidar que cualquier decisión que tomemos dentro de la organización tendrá un impacto, por ello es importante ser conscientes durante el proceso que el rumbo que tome la organización está directamente relacionado con las decisiones que se han tomado.

El proceso de toma de decisiones y la ecología emocional

La ecología emocional es el arte de la sostenibilidad emocional. Nos invita a tomar conciencia de que formamos parte de un ecosistema humano y natural, dentro del cual todos somos piezas importantes e influimos en el conjunto. Al mismo tiempo, la ecología emocional es el arte de transformar y dirigir nuestra energía de manera que tenga un impacto que pueda mejorar nuestro crecimiento personal, la calidad de nuestras relaciones y promover un mejor cuidado de nuestro mundo.

La implementación de una estrategia vinculada con las emociones en una organización social puede ser beneficiosa para mejorar la cultura organizacional, la satisfacción de los empleados, la retención del talento y la relación con los clientes. Desde el punto de vista de la estrategia emocional, es muy importante la persona que debe tomar una decisión, revise primero sus intenciones y las posibles consecuencias de dicha decisión. En este sentido la gestión de riesgos, el principio precautorio y el principio de prevención deben estar siempre presentes durante este proceso. Lo mismo sucede con el principio de realidad, el principio de proporcionalidad y el principio de equilibrio. Si la decisión a tomar transgrede alguno de estos principios, el responsable debe volver a revisarla y a reformularla tantas veces como sea necesario antes de implementarla.

Una vez que se atravesó el filtro de los principios y de las intenciones, es imprescindible responder al llamado interior que hay en cada uno, es decir, revisar lo que hay en el corazón, para después poder entregarse al cumplimiento de la tarea desde el corazón. ¿Cuáles son las intenciones que te están moviendo a tomar las decisiones que estás tomando? Porque las buenas decisiones dan testimonio de las buenas intenciones.

De acuerdo con el especialista en regeneración Ronald Sistek, los procesos de toma de decisiones se dan siempre dentro de un contexto de reflexiones paradigmáticas que tiene lugar dentro de un patrón de sistemas anidados.

Muchas veces uno cree que puede cambiar libremente sus decisiones y transformarlas en acciones, pero para poder hacerlo y sostenerlo en el tiempo, primero hay que comprender que las decisiones y las acciones que tomamos generalmente están embebidas en ideas que, a su vez, están fundadas en principios, normas y valores. Por lo tanto, si dichas ideas no se encuentran alineadas y acompañadas por las normas y los valores vigentes en el pacto cultural de la organización, es muy probable que en el tiempo nos resulte imposible poder sostener las “acciones de cambio” -producto de nuestras decisiones- y volvamos a caer con gran facilidad en la situación anterior. Casi siempre, lo que hace que cueste tanto cambiar el paradigma dominante son las normas y valores en los que está fundado. Cuando modificamos los valores asociados a una práctica determinada, normalmente podemos acceder a un nuevo lugar paradigmático.

Por último, que los problemas no se constituyan en el centro de nuestra atención. Los problemas son parte de la vida, siempre vamos a tener problemas. El tema es con qué actitud vamos a enfrentar esos problemas. ¿Con miedo? Está bien reconocer el miedo, y ver qué hacemos con ese temor y cómo lo administramos. Por eso es tan importante que antes de ser tomadas, las decisiones pasen por el análisis de contexto. Porque todo es contexto dependiente. Una vez que la decisión atravesó satisfactoriamente los desafíos que presentan el análisis de contexto y los factores clave de impacto, seguramente estaremos más cerca de que dichas decisiones lleguen a buen puerto.

Tengamos problemas y mejoremos la calidad de los mismos para cada vez tener problemas mejores, pero también tengamos Paz. Nunca olvidemos que tanto nuestros proyectos como nosotros mismos somos obras en construcción.