Organización del Workshop

Taller de Liderazgo y Estrategia - Retiro de dos días

Preparar un checklist completo para la secretaria, que describa cada una de las tareas que tiene que realizar y que la ayude a no olvidar nada.

Recomendaciones para el retiro

A continuación, una serie de recomendaciones “previas” a tener en cuenta para el retiro de dos días:

• Algunos temas para tener en cuenta:

- El retiro es una reunión de trabajo formal, no una excursión entre amigos.

- Todos los costos y gastos del retiro estarán a cargo de la organización, desde que el participante sale de su casa, hasta que regresa.

-  Antes de avanzar con el dictado del workshop, nos debemos asegurar que los participantes ya comparten el pacto cultural de la organización, están de acuerdo con los ejes para el proceso de toma de decisiones, y si fuera posible, sería ideal tener el manifiesto y el código de ética ya redactados.

- No debemos incorporar ninguna actividad que no haya sido previamente consensuada, ni propuestas que nos saquen del foco central de la actividad.

- Durante los dos días del workshop no puede realizarse ninguna actividad deportiva que pueda desconcentrar a los participantes del objetivo del retiro, o generar algún tipo de lesión.

-  Durante el retiro no habrá juegos de azar, ni actividades competitivas de ningún tipo, sólo actividades lúdicas, que promuevan el compañerismo, la diversión y la buena onda.

- En caso de que en las instalaciones del lugar seleccionado para el dictado de la actividad haya un gimnasio, solo se lo podrá utilizar por la mañana temprano, o por la tarde, una vez finalizado el día de trabajo con las actividades programadas.

- Durante el retiro nadie sale del hotel para ir de visita al centro, ni a museos, ni de compras, porque no es un viaje de vacaciones o turístico.

- Durante el retiro no se discute de política, ni de religión, ni de economía, ni de historia, ni de nada que pueda traer controversias entre los participantes.

- En el caso de que se produzca alguna fricción entre los participantes, siempre deberemos volver a las consignas de la actividad y comprender que en lo único que nos tenemos que enfocar es en cómo llevar a la organización a un nuevo nivel de desarrollo y crecimiento, por lo tanto, la pregunta central de la actividad siempre será: ¿qué es aquello que más le conviene a la organización y a la sociedad en su conjunto?

- Durante el retiro no se aceptarán actitudes que apunten a sembrar dudas infundadas, a desmotivar a los participantes, o a boicotear el espacio. En este sentido, es importante señalar que cualquier participante que no se sienta cómodo durante el dictado de la actividad, se podrá retirar cuando así lo desee.

• Selección del lugar

- Es importante que el lugar elegido para el desarrollo del retiro sea amplio, cómodo, silencioso, y no quede a más de 150 kilómetros de la Capital Federal.

- El retiro no debe realizarse en una casa particular, ni tampoco en una quinta, y en el caso de que se elija una locación particular, no debe haber personas que no participan de la actividad, solo los participantes y el personal de servicio.

- Los participantes del taller deberán estar alojados en habitaciones independientes, con baño privado, buena calefacción o aire acondicionado, buenas instalaciones sanitarias y buena conexión a internet.

- En caso de que se compartan las habitaciones, habrá que preguntarles a los participantes si están de acuerdo y con quién o quiénes prefieren hacerlo, y en caso de que no haya quórum, habrá que elegir otro lugar para desarrollar la actividad.

- En caso de que la actividad se desarrolle en una casa quinta o en un campo privado, y no haya lugar para acomodar a todos los participantes del taller, deberemos poder contar con un hotel próximo que pueda alojarlos, a una distancia cuyo tiempo de traslado no exceda los 30 minutos de viaje hasta el lugar donde se dictará el workshop (en este caso deberemos contar con un servicio de taxi o remises contratado con antelación).

• Sala para el dictado del workshop

- Para el dictado del taller deberemos disponer de una sala privada de amplias dimensiones con una mesa de trabajo para que todos los participantes del taller puedan estar sentados, y sillones cómodos con una mesa ratona grande para las presentaciones.

- También es muy importante que el lugar que se haya seleccionado para el retiro tenga jardines y espacios verdes amplios para caminar, relajarse y contemplar.

- El salón deberá contar con excelente iluminación, ventilación, tomas eléctricos para conectar zapatillas, conexión a internet, y la posibilidad de oscurecer el ambiente en el momento de las presentaciones.

• Traslados

- Los traslados de los participantes, tanto de ida como de regreso, deberá estar a cargo de una empresa de remises de confianza. No es conveniente que los participantes se trasladen en sus propios vehículos

- En caso de que alguno de los participantes quiera llegar al lugar de reunión en su auto, el costo del combustible será reembolsado por la organización.

• Comidas

- Es muy importante que los participantes del taller puedan conocer de antemano la carta del restaurante del hotel, y en caso de que se contrate un menú fijo, las comidas que se van a servir. También es importante que la persona que esté a cargo de la organización del evento les pregunte cuáles son las preferencias de los participantes para desayunos, almuerzos y cenas.

- En caso de que alguno de los participantes del taller esté siguiendo una dieta especial, deberá informarlo a la secretaria con anterioridad para que pueda consultar con el hotel si es posible ofrecer ese tipo de alimentación.

- Las comidas deberán ser livianas, sin picante, ni ajo, ni cebolla, y fáciles de digerir.

- No se servirán bebidas alcohólicas al mediodía.

- En la sala de reunión, siempre deberemos poder contar con diferentes tipos de caramelos, fruta de estación, fruta seca y servicio de te, café, agua, gaseosas y jugos.

•  Tareas de secretaría

- Las tareas de secretaría estarán a cargo de alguna persona con vocación de servicio que pertenezca a la organización. Puede ser alguna secretaria o la recepcionista, pero es muy importante señalar que esta persona estará supervisada por la secretaria del número 1 de la organización, que tendrá a su cargo la organización general del evento y la logística.

- Previo al día del workshop, la persona que se encuentre a cargo de la organización general del evento deberá visitar el lugar físico donde se desarrollará, con el fin de verificar que el lugar elegido es adecuado para el tipo de actividad que vamos a desarrollar, que las instalaciones se encuentran en buenas condiciones, que todo funciona correctamente, y que cumple con todos los requisitos establecidos.

- Esta persona será a su vez responsable de proveer todos los elementos que vamos a necesitar para poder desarrollar la actividad.

- Frente a cualquier reclamo, esta persona será el contacto con las autoridades del hotel, del restaurante, y otras empresas de servicio involucradas. A pesar de que no participará del encuentro, esta persona deberá estar on line y disponible durante todo el tiempo que dure el dictado del taller.

Previo al dictado del workshop, la secretaria deberá preparar una carpeta que será distribuida a todos los participantes del taller con la siguiente información:

- Folleto del hotel donde vamos a alojarnos, con un plano del lugar que indique claramente dónde queda la estación de servicios más cercana, la farmacia, el hospital, la policía, bomberos y otros números para urgencias.

- El menú de los restaurantes del hotel.

- La agenda de las actividades con sus respectivos horarios de inicio y finalización, lugares de reunión, módulos, etc.

- El check in se realizará un jueves por la tarde, y el check out el sábado por la tarde después del almuerzo. Aquellos que así lo prefieran, podrán quedarse a dormir el sábado por la noche y hacer el check out el día domingo en el horario designado por el hotel.

- Los traslados de regreso tendrán lugar el día sábado después del cierre de la actividad, y en el caso de que algún participante decida quedarse hasta el domingo, deberá informarlo a la secretaria con anterioridad.

- Durante el workshop el tipo de vestimenta será cómoda, y por la noche, elegante sport. Aquellos que elijan hacer deporte y utilizar la piscina del hotel deberán traer ropa deportiva y traje de baño.

- Es importante recordar que los participantes deberán llevar sus medicaciones, anteojos de sol, bronceador, repelente, gorro para el sol, abrigo, anteojos de leer de repuesto. La secretaria a su vez deberá preparar un botiquín general que estará a disposición de los participantes en el caso de que fuera necesario.

- Si alguno de los participantes tiene algún problema de salud que por algún motivo demande la atención de un servicio de emergencia, o algún tratamiento médico en especial, es importante que lo informe a la secretaria antes de la actividad.

•  Insumos para el taller

- Necesitaremos poder contar con

o      Pizarrón grande.

o      Pantalla.

o      Proyector.

o      Rotafolio con 40 hojas cada uno.

o      Fibras marcadores de color negro (cuatro) y fibras marcadores de color rojo, verde y azul (una de cada color).

o      Hojas, biromes, post it, clips y otros artículos de librería

o      Adaptadores de electricidad para todo tipo de tomas en cantidad (5 de cada tipo).

o      Dos zapatillas de buena calidad para conectar computadoras y dos alargues de electricidad.

- Previo a la actividad ya tendremos identificadas dónde se encuentran los tomas de electricidad de la sala de reuniones, y chequeado que los mismos funcionen correctamente.

• Presentaciones

- Cada participante deberá asistir a la actividad con su propia laptop con la que deberá hacer su presentación, y su celular particular, con sus respectivos cargadores.

- Es muy importante que cada una de las personas que van a realizar una presentación, previamente hayan probado el correcto funcionamiento de su computadora y su compatibilidad con el proyector que se va a usar para la proyección de las presentaciones. Cada presentador será responsable de dicha tarea en forma personal. Es importante tener en cuenta que ésta NO es una tarea delegable, y que no será aceptado que en el momento de tener que realizar su presentación el participante descubra que hay problemas de incompatibilidad de equipo, o de otro tipo, debido que no se ha probado la tecnología que se va a usar con anterioridad al evento. Lo mismo ocurre en el caso de que la presentación requiera de soporte en sonido.

- Las presentaciones deberán montarse en templates, con una tipografía legible, y deben haber sido revisadas antes con el consultor.

- La primera de las pantallas deberá mostrar el título del módulo a presentar, el equipo de personas que trabajaron en la recolección y elaboración de la información, y el nombre del presentador.

- En el caso de que se presenten gráficos y tablas con números, deberemos poder contar con informes impresos que se distribuirán en el momento de la presentación para que los participantes del taller puedan seguir los diferentes temas a medida que se van presentando.

- Después de cada presentación, se abren los temas presentados a la discusión en grupo, y el consultor irá anotando en el rotafolio las diferentes sugerencias y comentarios vinculados con acciones específicas a llevar a cabo en el futuro.

• Agenda del Taller - Dinámica de la actividad

- Previo al workshop, se organizará una reunión especial para revisar la agenda con los diferentes módulos del taller, los temas que abarcará cada módulo, se establecerán los horarios de duración de cada presentación, se designará al presentador y los equipos que lo acompañarán para trabajar en cada tema.

- El día jueves por la tarde, después del check in, se realizará la prueba final de equipos para las presentaciones del día siguiente.

• Apertura de la actividad

- A las 19 horas del jueves nos encontraremos en alguno de los salones del hotel, o en el bar, para compartir un cocktail de bienvenida, y después comer todos juntos.

- Las reuniones se iniciarán al día siguiente con un desayuno a las 8.00 horas.

- El consultor estará a cargo de abrir el encuentro, darle la bienvenida a los participantes, repartirá una hoja con las consignas que serán leídas a viva voz, y le cederá la palabra al CEO de la organización.

-  La apertura formal del worksop estará a cargo del CEO.

- En el caso de que así se decida, se podrá realizar alguna dinámica al inicio de la actividad.

- A las 9 horas comenzarán las presentaciones.

-  A media mañana se realizará un coffee break de veinte minutos (máximo media hora), y se continuará hasta el mediodía.

- El almuerzo se servirá a las 13 horas, durará una hora, y después de almuerzo habrá una hora de descanso.

- Las actividades se retomarán a las 15 horas.

- Durante la tarde habrá un coffee break de veinte minutos y se retomarán las presentaciones a los 30 minutos.

- La actividad del primer día nunca se podrá extender más allá de las 18.30 horas.

- El horario de la cena será a las 20.30 horas, y la comida se servirá a las 21 horas.

- El horario de cierre del sábado, el último día de la actividad, es a las 18 horas.

• Cierre de la actividad

- A lo largo de toda la actividad el consultor irá anotando todas aquellas cosas que conllevan una acción concreta a desarrollar después del retiro. El último día, se revisará este listado y se definirán tres listados de temas, cada uno de ellos con sus respectivos responsables y fechas de ejecución.

o      Necesidades urgentes.

o      Temas importantes.

o      Temas no prioritarios.

- El último módulo estará a cargo del consultor, y durante el mismo se revisará el listado de propuestas que fueron surgiendo a lo largo del dictado del taller, se definirá su nivel de urgencia, y se designará a los responsables de llevarlas adelante y los tiempos de ejecución.

- Una vez finalizado este encuentro, el consultor les enviará un documento a todos los participantes describiendo cada uno de los temas citados anteriormente para recibir feedback y realizar los ajustes correspondientes para dar comienzo a las reuniones de planificación estratégica.

- Previo al workshop, todos los participantes deberán enviarle a la secretaria sus presentaciones para que las suba a la nube y confeccione un pen drive que será distribuido al final del encuentro.

- El cierre con las conclusiones del workshop estará a cargo del consultor.

- Cierre a cargo del CEO de la organización.

• Invitados especiales

La secretaria tendrá que poner especial cuidado en todos los detalles vinculados con la participación de los invitados especiales, aquellas personas que invitamos para que nos den una charla sobre la actualidad, o algún tema en especial vinculado con la actividad.

En el caso de que el invitado necesite realizar una presentación con su computadora, la secretaria deberá brindarle todo el soporte que esta persona necesite con el fin de lograr que todo funcione correctamente en el momento de la presentación, especialmente todo lo vinculado con lo tecnológico. Por lo tanto, es importante que antes del retiro, el invitado haya hecho una prueba de los equipos de proyección y sonido con la computadora que va a llevar para su presentación. También deben ser contemplados los traslados del invitado para ese día, y preguntarle si esa noche se va a quedar a dormir en el hotel, o si se va a retirar esa misma noche después de la cena. En cuanto a los honorarios, es muy importante que previo al workshop, se le pida al invitado que nos haga llegar su factura, y que el pago de sus honorarios se realice el día después del retiro, o ese mismo día en efectivo.

• Dinámicas para cada módulo

Es importante tener en cuenta que durante el transcurso del retiro pueden llegar a incluirse diferentes dinámicas para agilizar el dictado de los módulo. Algunos ejemplos de dinámicas para tener en cuenta:

- Dinámica de bienvenida: el juego del ovillo para demostrar que todos formamos parte de una misma gran red y que todos estamos interconectados y somos interdependientes.

- Tener identificados algunos temas clave que siempre se presentan durante este tipo de actividad, vinculados con la libertad y el derecho de cada persona para ir en la búsqueda de su propia felicidad, comprender que el dinero es solo el reconocimiento que otorga la sociedad a una organización por el valor que descubre en el servicio o producto que ofrece, qué es y qué significa trabajar, etc.

• Otros temas para tener en cuenta

- Averiguar si alguno de los participantes del taller canta, toca la guitarra, recita, hace magia, o tiene alguna habilidad artística que le gustaría compartir con el resto de los participantes después de la comida de la primera noche.

-  Averiguar si en los participantes hay vocación para hacer algún tipo de dinámica o actividad vinculada al Mindullness o al Yoga.

- Averiguar si sería del interés del grupo que durante los coffe breaks, después de la hora de almuerzo, o al finalizar la tarde, podamos contar con la asistencia de un masajista profesional para masajes de cuello, espalda, y liberar tensiones.

- Averiguar si hay espacio para invitar a participar de la reunión a un clown para sumarle momentos de gracia al encuentro y desestructurar un poco a los participantes.