Resumen Módulo 19 organizaciones sociales: Plan estratégico sostenible: diseño, armado e implementación
Taller de liderazgo y estrategia para organizaciones sociales
Tercera etapa: ES TIEMPO DE ACTUAR ESTRATÉGICAMENTE
Resumen Módulo 19 organizaciones sociales: Plan estratégico sostenible: diseño, armado e implementación
Lecturas obligatorias:
1. Planificación estratégica en organizaciones sociales.
2. Cronograma o diagrama Gantt para organizaciones sociales
3. Plan de negocio para organizaciones sociales.
Resumen de conceptos
Planificación estratégica
La planificación estratégica es un proceso sistemático de desarrollo e implementación de planes para alcanzar propósitos u objetivos.
La planeación estratégica debe ser para las organizaciones de vital importancia, ya que, en sus propósitos, objetivos, mecanismos, etc., se resume el rumbo, la directriz que toda la organización debe seguir, teniendo como objetivo final alcanzar las metas fijadas, mismas que se traducen en crecimiento social y humano.
Los propósitos y objetivos consisten en identificar cómo eliminar las deficiencias que puedan presentarse en cualquiera de los procesos. Algunos escritores distinguen entre objetivos generales (que están formulados inexactamente y con poca especificación) y objetivos específicos (que están formulados exacta y cuantitativamente como marco de tiempo y magnitud de efecto).
Una buena estrategia debe:
- Ser capaz de alcanzar el objetivo deseado.
- Realizar una buena conexión entre el entorno y los recursos de una organización y competencia; debe ser factible y apropiada
- Ser capaz de proporcionar a la organización una ventaja competitiva; debería ser única y sostenible en el tiempo.
- Dinámica, flexible y capaz de adaptarse a las situaciones cambiantes.
- Debe ser medible en términos de su efectividad.
La planificación estratégica ayuda a la organización a conseguir sus objetivos para mantenerse vigente, estando siempre al pendiente de sus competencias tanto externas como internas. Todas las organizaciones micros, pequeñas, medianas o grandes deben saber lo que acontece a su alrededor, echando mano de la creatividad para generar en el beneficiario eso que otras organizaciones no han logrado brindar. Anticiparse a lo que la sociedad requiere antes que otro. Planeación y creatividad deben de ir de la mano siendo complemento ambas. Crear un plus en el beneficiario, crear satisfacción más que brindar solo servicios. La satisfacción hace que te recomienden, y por ende da como consecuencia aumento del impacto de la organización en su conjunto.
Planeación
Planear es como un proceso participativo, que no va a resolver todas las incertidumbres, pero que permitirá trazar líneas de acción para actuar en consecuencia.
La convicción en torno a que el futuro deseado es posible, permite la construcción de una comunidad de intereses entre todos los involucrados en el proceso, lo que resulta ser un requisito básico para alcanzar las metas propuestas. El proceso de planeación debe comprometer a la mayoría de los miembros de una organización, ya que su legitimidad y el grado de adhesión que consiga en el conjunto de los actores dependerán en gran medida del nivel de participación con que se implemente.
El proceso de planificación
El proceso de planificación, como una de las funciones del ciclo directivo, implica la planificación estratégica, la planificación anual y la planificación presupuestal.
Características
- Proceso continuo, flexible, integral.
- Responsabilidad de la dirección.
- Participativo.
- Pensamiento estratégico - números.
- Entorno – organización.
- Administración Estratégica.
- Vital, liderado y compartido, aprendizaje organizacional.
Cronograma o diagrama Gantt
El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. Es, en verdad, un sistema de coordenadas con dos ejes esenciales: en el eje vertical se ubican las tareas a realizar desde el inicio hasta el fin del proyecto, mientras en el horizontal se ponen los tiempos.
Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones previstas, permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto y, además, reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, así como el calendario general del proyecto. A pesar de esto, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades.
Las acciones entre sí quedan vinculadas por su posición en el cronograma. El inicio de una tarea que depende de la conclusión de una acción previa se verá representado con un enlace del tipo fin-inicio. También se reflejan aquellas tareas cuyo desarrollo transcurre de forma paralela y se puede asignar a cada actividad los recursos que ésta necesita con el fin de controlar los costos y personal requeridos.
Esta herramienta está pensada para el director de Proyecto y busca darle visibilidad para apoyar su toma de decisiones. Sin embargo, no es únicamente él quien debería usarla durante el progreso de cualquier iniciativa. También resulta muy útil para comunicarse con el resto del equipo y, por eso, es frecuente que se ponga en común y se vaya actualizando a medida que se producen cambios.
Beneficios del uso del diagrama de Gantt
- Simplifica la visualización de tareas y representa todas las etapas y actividades de un proyecto en un único lugar.
- Este tipo de gráfico ayuda a administrar proyectos y a reducir problemas de programación.
- Es más sencillo identificar los puntos críticos.
- Puede actualizarse en cualquiera de sus ejes, en todo momento.
- No es preciso hacer el diagrama de Gantt manualmente, hoy día existen todo tipo de aplicaciones que facilitan su construcción e incluso se puede hacer con Excel.
Pasos básicos para elaborar un Diagrama de Gantt
Para elaborar un Diagrama de Gantt como herramienta de gestión de proyectos, lo más recomendables es seguir los siguientes pasos:
1) El primer paso para elaborar un diagrama de Gantt pasa por hacer una lista de todas las actividades que puede requerir un proyecto. Puede que, como resultado, obtengamos una lista demasiado larga. Sin embargo, a partir de esto definiremos tiempos para la realización de cada tarea, prioridades y orden de consecución. Además, agruparemos las actividades por partidas específicas para simplificar al máximo la gráfica.
2) El diseño del diagrama de Gantt debe ser lo más esquemático posible. Debe transmitir lo más importante, ya que será consultado con frecuencia. Las personas implicadas en el proceso deben quedarse con una idea clara de lo que está sucediendo en un momento concreto del proceso.
3) Si se desea, se puede crear y mantener actualizada otra versión más detallada para la persona que ejecuta el proyecto. Gracias al diagrama de Gantt, es posible una monitorización clara del progreso para descubrir con facilidad los puntos críticos, los períodos de inactividad y para calcular los retrasos en la ejecución. De este modo, ayuda a prever posibles costos extras y permite reprogramar las tareas de acuerdo a las nuevas condiciones.
4) Finalmente, cabe decir que, por su sencillez, facilidad de uso y bajo costo, se emplea con mucha frecuencia en pequeñas y medianas organizaciones
Plan de negocio
Un plan de negocio es un documento formal de los objetivos de una organización, que se constituye como una fase de proyección y evaluación. Se emplea internamente por la administración para la planificación de las tareas, y se evalúa la necesidad de recurrir a mecenas, donantes o posibles inversores sociales, para que aporten financiación.
El plan de negocio puede ser una representación de las diferentes actividades que desarrolla la organización. Reúne la información verbal y gráfica de lo que la organización es o tendrá que ser. También se lo considera una síntesis de cómo la persona que lidera la organización, intentará organizar la labor organizacional y llevar a cabo las actividades necesarias y suficientes que se alcance el impacto esperado.
El prototipo del plan de negocio es:
1. Tener definido el modelo de negocio y sus acciones estratégicas
2. Determinar la viabilidad económico-financiera del proyecto en relación a los fondos que se disponen y a la estrategia de búsqueda de fondos.
3. Definir la imagen general de la organización ante terceros.
Procedimiento de elaboración
La elaboración del plan de negocios compete a los ejecutivos de la organización que proponen proyectar la actividad. Dicho programa debe contener el funcionamiento de las diferentes áreas. Estas funciones mantienen relaciones de dependencia, por lo tanto, es imprescindible dotar al plan de un orden funcional. Las áreas o departamentos clave que intervienen en el diseño del plan de negocios son:
1. Estructura del órgano de administración.
2. Área jurídica
3. Área de administración.
4. Área de marketing.y comunicaciones.
5. Área de búsqueda de fondos.
6. Área de recursos humanos.
7. Área contable-financiera.
Una vez finalizada la lectura de los documentos, se procederá a analizar y estudiar en profundidad la Guía de diseño para la elaboración y la implementación de un Plan estratégico sostenible para organizaciones sociales, con el fin de dar comienzo al diseño del Plan estratégico de la organización social a largo plazo.
Nota del consultor: es importante tener en cuenta que la correcta elaboración y redacción del “Plan estratégico integrado de la organización” es la tarea central del Taller, de liderazgo y estrategia, por lo tanto, deberemos dedicarle a esta actividad todo el tiempo que sea necesario.
Cuestionario del Módulo 19
1. ¿Qué es la planificación estratégica?
Respuesta
La planificación estratégica es un proceso sistemático de desarrollo e implementación de planes para alcanzar los objetivos establecidos por la organización social.
2. ¿Cuál es el objetivo de la planificación estratégica?
Respuesta
El objetivo de la planificación estratégica consiste en identificar cómo eliminar las deficiencias que puedan presentarse en cualquiera de los procesos.
La planificación estratégica ayuda a la organización a conseguir sus objetivos para mantenerse vigente, estando siempre al pendiente de sus competencias tanto externas como internas.
3. ¿Cuáles son las características de una buena estrategia?
Respuesta
Una buena estrategia debe:
- Ser capaz de alcanzar el objetivo deseado.
- Realizar una buena conexión entre el entorno y los recursos de una organización y competencia; debe ser factible y apropiada
- Ser capaz de proporcionar a la organización una ventaja competitiva; debería ser única y sostenible en el tiempo.
- Dinámica, flexible y capaz de adaptarse a las situaciones cambiantes.
- Debe ser medible en términos de su efectividad.
4. ¿Qué significa planeación?
Respuesta
- La planeación es un proceso participativo, que no va a resolver todas las incertidumbres, pero que permitirá trazar una línea acciones para actuar en consecuencia
- La convicción en torno a que el futuro deseado es posible, permite la construcción de una comunidad de intereses entre todos los involucrados en el proceso, lo que resulta ser un requisito básico para alcanzar las metas propuestas.
- El proceso de planeación debe comprometer a la mayoría de los miembros de una organización, ya que su legitimidad y el grado de adhesión que consiga en el conjunto de los actores dependerán en gran medida del nivel de participación con que se implemente.
5. ¿Qué es un cronograma o diagrama de Gantt?
Respuesta
El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.
Se basa en un sistema de coordenadas con dos ejes esenciales: en el eje vertical se ubican las tareas a realizar desde el inicio hasta el fin del proyecto, mientras en el horizontal se ponen los tiempos.
6. ¿Para quién está pensada esta herramienta?
Respuesta
Esta herramienta está pensada para el director de Proyecto y busca darle visibilidad para apoyar su toma de decisiones. Sin embargo, no es únicamente él quien debería usarla durante el progreso de cualquier iniciativa. También resulta muy útil para comunicarse con el resto del equipo y, por eso, es frecuente que se ponga en común y se vaya actualizando a medida que se producen cambios.
7. ¿Cuáles son los beneficios del uso de un diagrama de Gantt?
Respuesta
- Simplifica la visualización de tareas y representa todas las etapas y actividades de un proyecto en un único lugar.
- Este tipo de gráfico ayuda a administrar proyectos y a reducir problemas de programación.
- Es más sencillo identificar los puntos críticos.
- Puede actualizarse en cualquiera de sus ejes, en todo momento.
- No es preciso hacer el diagrama de Gantt manualmente, hoy día existen todo tipo de aplicaciones que facilitan su construcción e incluso se puede hacer con Excel.
8. ¿Qué es un plan de negocios?
Respuesta
Un plan de negocio es un documento formal de los objetivos de una organización, que se constituye como una fase de proyección y evaluación. Se emplea internamente por la administración para la planificación de las tareas, y se evalúa la necesidad de recurrir a mecenas, donantes o posibles inversores sociales, para que aporten financiación.
El plan de negocio puede ser una representación de las diferentes actividades que desarrolla la organización.
Reúne la información verbal y gráfica de lo que la organización es o tendrá que ser.
Se lo considera una síntesis de cómo la persona que lidera la organización, intentará organizar la labor organizacional y llevar a cabo las actividades necesarias y suficientes que se alcance el impacto esperado.
9. ¿Cómo se elabora un plan de negocios?
Respuesta
La elaboración del plan de negocios compete a los ejecutivos de la organización que proponen proyectar la actividad. Dicho programa debe contener el funcionamiento de las diferentes áreas. Estas funciones mantienen relaciones de dependencia, por lo tanto, es imprescindible dotar al plan de un orden funcional. Las áreas o departamentos clave que intervienen en el diseño del plan de negocios son:
1. Estructura del órgano de administración.
2. Área jurídica
3. Área de administración.
4. Área de marketing.y comunicaciones.
5. Área de búsqueda de fondos.
6. Área de recursos humanos.
7. Área contable-financiera.