Del “Just in time” al “Just in case”.

¿Cómo hacer para lidiar con aquello que no podemos predecir?

La tradicional gestión por objetivos basada en la búsqueda de la excelencia a través de aplicar criterios de eficiencia y eficacia enfocados en suprimir las fases o etapas que no aportan valor al proceso, ya no alcanza.

Porque aquello que no podemos esperar o predecir se ha convertido en la norma.

Durante los últimos 30 años hemos pasado de lo complicado a lo complejo.

Si bien hay patrones, éstos no se repiten regularmente.

A su vez, muy pequeños cambios pueden provocar un impacto desproporcionado.

Por otra parte, la experiencia no alcanza porque el sistema cambia muy rápidamente y, en consecuencia, ya no se pueden hacer pronósticos como antes.

Ya sabemos que va a haber una crisis, pero no sabemos ni cuando ni donde.

Sabemos que la crisis climática es un hecho, pero no sabemos ni cuando ni dónde va a ser el próximo incendio o la próxima inundación.

Vivimos inmersos en una gran incertidumbre que desafía a los pronósticos, por lo tanto la eficiencia ya no alcanza. Todo lo contrario, nos erosiona la capacidad de adaptarnos y dar respuesta.

Si la eficiencia no va a ser más nuestro principio guía, entonces…

¿Cómo vamos a hacer para lidiar con el futuro? ¿Que tipo de talentos tendremos que desarrollar?

Debemos prepararnos para eventos que sucederán y serán ciertos.

No podemos planear, pero sí nos podemos preparar previendo cada vez más opciones, a pesar de que esto resulte más ineficiente. Esto implica:

•  Pensamiento robusto
• Soluciones múltiples
• Gestión de riesgos.
• Gerenciamiento de crisis.
• Control de daños
• Lazos de amistad
• Solidaridad!
•  Levantar estructuras de defensa comunitaria
• Prepararse
• Imaginar
• Experimentar
• Valor
• Coraje

En una era de incertidumbre, estos elementos son tremendas fuentes de resiliencia y fortaleza.

Adaptación, variación e inventiva, no son eficientes, pero nos dan capacidad ilimitada para adaptarnos, variar e inventar.

A medida que cada vez sepamos menos acerca del futuro, más vamos a precisar de estas habilidades.

Aquello que cuenta de verdad, no puede ser medido.

Cuánto más dependamos de la tecnología, peor preparados vamos a estar para lidiar con las complejidades del mundo real.

Por lo tanto, para poder sobrevivir en la turbulencia que reina actualmente en los mercados, debemos estar preparados para poder enfrentar todo tipo de disrupciones.

Del Just in time al Just in case

Pocas teorías gozan de tan buena consideración en el mundo de la cadena de suministro como la gestión de inventarios Just in Time (“Justo a tiempo” en inglés). La idea de abastecer de producto únicamente en el momento preciso en que vaya a usarse, eliminando la necesidad de tener stock y todos sus gastos asociados, parece a todas luces un caballo ganador. Sin embargo, hay una manera de gestionar los inventarios que defiende la postura contraria: contar siempre con stock de sobra para tener asegurado el suministro y a salvo de cualquier imprevisto. Se trata del mucho menos conocido Just in Case, que podemos traducir como “Por si acaso”.

Qué es el Just in Case

Hasta la llegada del Just in Time (JIT) durante el siglo pasado, por defecto todas las empresas trabajaban según el modelo Just in Case. Es decir, se acumulaban grandes cantidades de productos almacenados para evitar el riesgo de caer en roturas de stock. Sin embargo, con la llegada del Just in Time y la reducción –y hasta la eliminación– de los stocks muchas empresas se replantearon sus cadenas de suministro.

A día de hoy multitud de firmas siguen ahorrándose millones de euros al año gracias a la filosofía JIT. Al tener menos material en circulación –o esperando en estanterías– las empresas tienen más dinero disponible para usar de manera más eficiente. Además de ahorrar todos los costos que conlleva tener mercancía almacenada: instalaciones, maquinaria, mano de obra, etc.

El Just in Case, por el contrario, no viene acompañado de grandes promesas. Al asumir la presencia de stocks en grandes cantidades estaremos incurriendo desde el principio en unos gastos que el JIT nos promete eliminar. Además, no saca el máximo partido de las innovaciones en predicción de la demanda o de las tecnologías de la información y los sistemas de gestión pull, que se basan en gestionar la demanda en tiempo real.

¿Por qué usar Just in Case?

Entonces, ¿es el Just in Time el método adecuado para todas las situaciones? ¿Se pueden dar escenarios en los que conviva con el Just in Case? Diversos acontecimientos han hecho que se replantee la apuesta automática por el Just in Time y por la reducción de stocks.

Los atentados del 11-S en Nueva York, por ejemplo, demostraron que algunos acontecimientos no podían ser previstos ni siquiera por el más minucioso de los algoritmos de predicción de demanda o de prevención de riesgos. Como consecuencia de los atentados, Ford tuvo que cerrar temporalmente cinco plantas de producción debido a la incapacidad para conseguir motores y otras piezas de sus proveedores canadienses. Esto provocó que durante el último trimestre de aquel año la producción de la compañía disminuyera un 13%.

Acontecimientos de esta envergadura pueden poner en jaque a las cadenas de suministro más sofisticadas. Eventos como el huracán Mitch –que destruyó el 10% de la producción de plátanos del mundo–, la crisis de las vacas locas –que afectó a las empresas cárnicas de Europa– y otras situaciones han demostrado que algunos acontecimientos son prácticamente imposibles de predecir y, además, se ven agravados debido a la mayor rapidez a la que se mueve el mundo actualmente.

Pero no son solo estos grandes eventos los que han llevado a algunas compañías a volver a aumentar sus cantidades de stock. Las empresas también deben contrapesar el ahorro generado por la reducción del almacenamiento comparado con las posibles consecuencias de una rotura de stock, por muy ajenas que puedan ser las causas.

Los grandes volúmenes te facilitan ser más eficiente al contratar el transporte y la distribución

¿Es mayor el costo de almacenamiento del stock o el riesgo de perder a un cliente que nos ha puesto como condición tener siempre material o producto a su alcance? Un sector que habitualmente tiene buenas razones para optar por el Just in Case es el de la salud, por la evidente gravedad que les puede suponer un corte en los suministros. Un hospital puede aceptar de buen grado el coste de almacenaje a cambio de saberse cubierto de producto.

El Just in Case también es habitual para poder satisfacer a aquella tipología de clientes que hacen pedidos inesperados y/o de productos que llevan un tiempo largo de manufacturar. Cuando valoramos más poder cumplir siempre el servicio aún a costa de incurrir en gastos y de una menor optimización nos estaremos moviendo en entornos Just in Case.

En estos casos podemos ver el inventario como una póliza de seguridad. Nos va a generar gastos que de otra manera no tendríamos, pero los aceptamos para poder estar más tranquilos y estar seguros ante lo imprevisto: ya sea un volumen de pedidos inesperado o una catástrofe de cualquier tipo. A veces, la dependencia de las empresas respecto a un número muy corto de clientes es tan grande que optan por reducir el margen de beneficios para evitar cualquier tipo de problema, por improbable que pueda ser.

Operativamente, trabajar con stock también puede ser ventajoso en algunas ocasiones. Los grandes volúmenes y el stock te permiten consolidar envíos y aprovecharte de la economía de escala al enviar partidas mayores. Mientras que el Just in Time asume trabajar con envíos más pequeños, que habitualmente serán menos eficientes en el costo del transporte. Este punto también deberás estudiarlo antes de decidirte por uno u otro.

Complementando Just in Case y Just in Time

Fuera del debate estrictamente teórico, en la vida real es muy habitual que ambos sistemas convivan juntos. Por ejemplo, puedes analizar cuáles de tus productos son imprescindibles y han de tener un suministro asegurado, aunque sea aumentando el stock, mientras que en el resto de tu catálogo puedas apurar más con la reducción del producto almacenado. O considerar si tu sector y tus clientes son lo suficientemente estables en sus compras para poder confiar en tu predicción de la demanda, lo que te permita ahorrarte gastos innecesarios en grandes almacenamientos.

También es importante tener en cuenta la naturaleza y la dificultad de conseguir cada producto o material. Si tienes diversos proveedores ubicados cerca te será más sencillo sobreponerte al fallo o la ausencia de uno de ellos. Sin embargo, si tu único proveedor de un material está muy lejos y tarda mucho tiempo en hacerte llegar el producto desde que lo pides, tal vez te interese contar con stock para el tiempo suficiente que tardarías en encontrar una alternativa y que esta te pudiera abastecer.

Del mismo modo, almacenar grandes cantidades de todos los productos te pondría muy difícil ser competitivo. Una solución muy habitual es optar por un término medio y trabajar con stocks de seguridad a la vez que pones las medidas para que estos stocks sean lo más pequeños posibles: proveedores de emergencia, mayor cercanía de los centros de distribución y/o aprovisionamiento, reducción del lead time –tiempo que transcurre desde el pedido hasta la entrega–, etc.

Como suele ocurrir en la logística, la mejor manera de acertar es estudiar detenidamente tus necesidades y las de tus clientes, huyendo de las respuestas estandarizadas.